Fundusze Europejskie dla Lubelskiego

Zgodnie z Regulaminem wyboru projektów w ramach Działania 2.4 „Cyfryzacja lubelskich MŚP”, o wsparcie mogą ubiegać się podmioty będące mikro, małymi lub średnimi przedsiębiorstwami, zgodnie z definicją zawartą w rozdziale 2 Regulaminu. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowana w KRS, której jedynym właścicielem jest Gmina, nie posiada statusu MŚP i nie kwalifikuje się do otrzymania dofinansowania w ramach naboru FELU.02.04-IP.01-001/25, ponieważ wsparcie to jest skierowane wyłącznie do podmiotów spełniających kryteria MŚP.

Strategia transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa wnioskodawcy może być wykonana przez podmiot, który następnie złoży wnioskodawcy ofertę uwzględnioną w ramach szacowania kosztów w budżecie projektu – z uwzględnieniem poniższych uwarunkowań.

Regulacje obowiązujące w ramach naboru nie wykluczają możliwości oszacowania wartości wydatków projektu na podstawie danych przekazanych przez podmiot będący autorem strategii transformacji cyfrowej przy czym należy mieć na uwadze uwarunkowania całego cyklu realizacji projektu.

Zamówienia współfinansowane w ramach projektów korzystających ze wsparcia pochodzącego ze środków UE udzielane powinny być zgodnie z zasadą konkurencyjności, w warunkach zapewniających unikanie konfliktu interesów. Oznacza to w szczególności, że:

• na etapie realizacji i rozliczania projektu wybór wykonawcy musi zostać przeprowadzony zgodnie z zasadą konkurencyjności, której wymogi szczegółowo określono w wytycznych dot. kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 (w szczególności właściwe upublicznienie zapytania, proporcjonalność ustalonych warunków i kryteriów, przejrzystość postępowania);

• zamówienie powinno zostać udzielone w warunkach zapewniających uniknięcie konfliktu interesów oraz równy dostęp do informacji wszystkim potencjalnym wykonawcom.

Stwierdzenie, że wykonawca zamówienia finansowanego w ramach projektu udzielał wcześniej beneficjentowi porady, wywołującej na etapie udzielania zamówienia zakłócenie konkurencji lub skutkującej naruszeniem zasad niedyskryminacji, równego traktowania i przejrzystości w warunkach określonych w art. 40 i art. 41 dyrektywy 2014/24/UE, lub że zamówienie zostało udzielone w warunkach konfliktu interesów, stanowi przesłankę nałożenia korekty finansowej na podstawie obowiązujących postanowień wytycznych dotyczących sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027, w tym w szczególności jako nieprawidłowość wyczerpująca dyspozycję pkt 18 lub pkt 21 taryfikatora stanowiącego załącznik do wytycznych.

Zgodnie z Instrukcją wypełniania załączników do wniosku o dofinansowanie, stanowiącą zał. 5 do Regulaminu wyboru projektów sprawozdania finansowe przedkłada się za pełne okresy obrachunkowe. Instrukcja stanowi: „W przypadku projektów składanych w 2025 r. Wnioskodawca obligatoryjnie przedkłada sprawozdania finansowe za lata: 2024, 2023 i 2022. Natomiast w przypadku projektów składanych w 2026 r. Wnioskodawca ma obowiązek przedłożyć sprawozdania finansowe za lata: 2025, 2024 oraz 2023, przy czym jedynie dla roku 2025 nie ma obowiązku przedłożenia informacji dodatkowej. Podmioty, które z uwagi na krótszy okres prowadzenia działalności nie posiadają sprawozdań finansowych za ww. trzy ostatnie okresy obrachunkowe składają dokumenty za okresy, które ich dotyczą”.

Zgodnie z wynikającą z "Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027" zasadą konkurencyjności, do podstawowych obowiązków beneficjenta należy:

1. przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców;
2. działanie w sposób przejrzysty i proporcjonalny.

Zapewnienie wszystkim potencjalnym wykonawcom równego dostępu do informacji o przedmiocie zamówienia stanowi zatem warunek niezbędny do zachowania równości wykonawców oraz przejrzystości postępowania.

Wobec powyższego, jakkolwiek zaproponowane przez Państwa rozwiązanie jest poprawne i dopuszczalne, tak jednocześnie samo przyjęcie mechanizmu udostępniania strategii po uprzednim zobowiązaniu się przez potencjalnego wykonawcę do zachowania poufności nie może zostać uznane za gwarantujące dochowanie wszystkich znajdujących zastosowanie zasad udzielania zamówień.

Kwestia dot. zaległości wobec Skarbu Państwa podlega weryfikacji przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Wnioskodawca, w przypadku wyboru projektu do dofinansowania jest zobowiązany do przedstawienia aktualnych zaświadczeń o niezaleganiu z należnościami wobec Skarbu Państwa, w tym wobec:

• właściwego organu podatkowego (Urząd Skarbowy),
• właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Zaświadczenia te muszą być aktualne na dzień podpisania umowy o dofinansowanie (wystawione nie wcześniej niż miesiąc przed tym dniem). Oznacza to, że warunkiem niezbędnym do zawarcia umowy o dofinansowanie jest przedstawienie ww. zaświadczeń.

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia 2021/1058 w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności wykluczone są inwestycje w zakresie produkcji, przetwarzania, transportu, dystrybucji, magazynowania lub spalania paliw kopalnych. W związku z tym, jeżeli produkcja energii elektrycznej lub cieplnej opiera się o spalanie paliw kopalnych wówczas wykluczona jest możliwość uzyskania dofinansowania w ramach Działania 2.4 Cyfryzacja lubelskich MŚP.

Dokumentacja konkursowa dopuszcza nabycie wartości niematerialnych i prawnych (WNiP), w tym gotowych rozwiązań cyfrowych dostępnych na rynku, jeśli są następnie dostosowane do potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa poprzez usługi zewnętrzne. Tym samym projekt taki może być uznany za spełniający kryterium wdrożenia specjalistycznych rozwiązań cyfrowych (rozwiązań szytych na miarę). Kryterium „Wdrożenie specjalistycznych rozwiązań cyfrowych” definiuje rozwiązania „szyte na miarę” jako tworzone na indywidualne zamówienie klienta, zgodnie z jego potrzebami i wymaganiami. W tym kontekście, zastosowanie dostępnych systemów CRM/ ERP/WMS nie wyklucza uznania rozwiązania za „szyte na miarę”, pod warunkiem że rezultat projektu jest dopasowany do specyfiki i celów danego przedsiębiorstwa, a jego funkcjonalności nie są osiągalne poprzez standardową konfigurację dostępnych systemów. Rozwiązanie zachowuje charakter „szytego na miarę”, jeżeli powstaje dedykowana logika biznesowa, moduły, algorytmy, modele danych, interfejsy i integracje, których nie da się uzyskać przez standardową konfigurację dostępnych systemów.

Ponadto informujemy, że ocena wniosku dokonywana jest na etapie szczegółowej weryfikacji pełnej dokumentacji aplikacyjnej przez Komisję Oceny Projektów. Punkt Kontaktowy nie udziela wiążących interpretacji dotyczących oceny wniosku o dofinansowanie jak również nie określa zakresu ryzyka danej inwestycji.

Beneficjent składa wniosek o płatność końcową po zakończeniu działań projektowych i sporządzeniu właściwych zestawień kosztów i dokumentów rozliczeniowych. Wniosek o płatność końcową jest zatem formalnym żądaniem zrefundowania kosztów oraz wypłaty dotacji.

Samo złożenie wniosku o płatność końcową nie oznacza jednoczesnej i natychmiastowej wypłaty środków. Przed wypłatą środków LAWP weryfikuje dokumentację we wniosku oraz finansową prawidłowość rozliczenia projektu. LAWP przeprowadza również kontrolę na zakończenie projektu w miejscu jego realizacji. Dopiero po zakończeniu tych procedur i potwierdzeniu zasadności wniosku dokonywana jest płatności końcowa.

Okres od złożenia wniosku do otrzymania środków to czas proceduralny na ocenę i zatwierdzenie prawidłowości rozliczenia. Środki mogą być wypłacone dopiero po zakończeniu wszystkich etapów kontroli i akceptacji wniosku końcowego.

Limit pomocy de minimis jest weryfikowany na etapie oceny merytorycznej projektu. Jeżeli na tym etapie okaże się, że wnioskowana kwota dofinansowania powoduje przekroczenie dopuszczalnego limitu pomocy de minimis, wnioskodawca jest wzywany do obniżenia poziomu dofinansowania do wysokości mieszczącej się w dostępnym limicie.

W przypadku, gdy obniżenie dofinansowania nie jest możliwe lub wnioskodawca nie dokona korekty, projekt zostaje odrzucony i nie może zostać objęty wsparciem.

Zgodnie z Regulaminem wyboru projektów do dofinansowania, rozdz. 4.5 „Kluczowe limity, ograniczenia i preferencje”, pkt. 6 wskazuje, że projekty ubiegające się o dofinansowanie muszą przewidywać wdrożenie specjalistycznych rozwiązań cyfrowych dopasowanych do potrzeb przedsiębiorstwa oraz rozwój kompetencji kadry wnioskodawcy, umożliwiający efektywne wykorzystanie wdrażanych narzędzi cyfrowych i zapewniający bezpieczeństwo operacyjne.

Dodatkowo, pkt. 11 precyzuje wymogi formalne, gdzie we wniosku o dofinansowanie należy obligatoryjnie wykazać dwa odrębne zadania dla poszczególnych działań w projekcie, zgodnie z poniższym podziałem:

• Zadanie 1 – Wdrożenie specjalistycznych rozwiązań cyfrowych,
• Zadanie 2 – Wsparcie kompetencji cyfrowych.

Oznacza to, że każdy projekt musi przewidywać działania w zakresie kompetencji cyfrowych jako odrębne zadanie, aby wniosek mógł zostać oceniony i objęty wsparciem.

W związku z powyższym, szkolenia lub inne działania rozwijające kompetencje cyfrowe kadry wnioskodawcy są obowiązkowym elementem projektu, a ich brak spowoduje, że wniosek nie będzie kwalifikował się do dofinansowania.

W przypadku zakupu licencji terminowej (czasowej), niezależnie od jej nominalnego okresu obowiązywania (np. 5‑letniej, 10‑letniej lub innej wieloletniej), kosztem kwalifikowalnym jest wydatek odpowiadający okresowi wykorzystywania licencji w czasie realizacji projektu (licząc od momentu zakupu licencji ) oraz okresu jego trwałości.

Jeżeli zakupiona licencja obejmuje okres dłuższy niż łączny okres realizacji i trwałości projektu, kwalifikowalna jest jedynie proporcjonalna część kosztu odpowiadająca okresowi wykorzystania licencji w ramach projektu i w okresie jego trwałości. Nadwyżka obejmująca okres wykraczający poza trwałość projektu stanowi wydatek niekwalifikowalny.

W przypadku zakupu licencji jednorazowej obejmującej okres bezterminowy, wówczas kosztem kwalifikowalnym jest całkowita wartość zakupionej licencji.

Koszt opracowania Biznes Planu oraz strategii transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa wnioskodawcy nie kwalifikuje się do wsparcia.

Strategia transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa wnioskodawcy ma charakter fakultatywny. Jej przedłożenie nie jest obowiązkowe, jednak może skutkować przyznaniem dodatkowych punktów na etapie oceny projektu, zgodnie z kryteriami wyboru projektów.

W przypadku gdy przedsiębiorca ubiega się o dofinansowanie w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną w formie spółki cywilnej to wówczas wnioskodawcą nie może być wspólnik spółki cywilnej. Wnioskodawcą musi być cała spółka cywilna (tj. wszyscy wspólnicy łącznie).

W przypadku wskaźnika „PLRO013 – Liczba osób objętych szkoleniami w zakresie kompetencji cyfrowych” – należy uwzględnić wszystkie osoby, które faktycznie zostaną objęte szkoleniami w trakcie realizacji projektu, również członkowie zarządu. Obejmuje to zarówno osoby obecnie zatrudnione w oparciu o umowę o pracę, jak i osobę planowaną do zatrudnienia, o ile jej zatrudnienie jest uzasadnione, a osoba ta nie posiada kompetencji objętych planowanym szkoleniem.

Definicja wskaźnika nie uzależnia jego wartości od liczby osób zatrudnionych na dzień złożenia wniosku o dofinansowanie.

W przypadku wskaźnika „RCR012 – Użytkownicy nowych i zmodernizowanych usług, produktów i procesów cyfrowych opracowanych przez przedsiębiorstwa” – należy wykazać wszystkie osoby, które z danego rozwiązania będą korzystać, tj.: pracownicy, klienci przedsiębiorstwa (o ile rozwiązanie będzie miało charakter zewnętrzny i będzie dostępne dla odbiorców usług).

Jeżeli wdrożone rozwiązanie będzie wykorzystywane wyłącznie wewnętrznie (np. system usprawniający procesy firmowe), wartość wskaźnika będzie obejmowała wyłącznie osoby korzystające z danego rozwiązania. Jeżeli natomiast rozwiązanie będzie dostępne również dla klientów (np. aplikacja, platforma obsługi klienta), także ich należy uwzględnić w wartości wskaźnika.

Należy pamiętać, aby we wniosku o dofinansowanie w polu „Sposób pomiaru wskaźnika” opisać metodologię przyjętą przy szacowaniu wartości wskaźnika, wskazać kogo uwzględniono i dlaczego oraz wskazać na podstawie jakich dokumentów zostaną te wartości zweryfikowane, np.:

• dla wskaźnika PLRO013: liczba wydanych certyfikatów, listy obecności na szkoleniach, rejestry uczestników,

• dla wskaźnika RCR012: liczba zarejestrowanych użytkowników, liczba wejść na stronę, liczba aktywnych kont, statystyki logowań lub tzw. „kliknięć”.

Wskazany w Regulaminie wyboru projektów do dofinansowania w ramach Działania 2.4 zapis dotyczący „maksymalnego poziomu dofinansowania” (tj. do 70% dla mikro i małych przedsiębiorstw oraz do 60% dla średnich przedsiębiorstw) określa górny dopuszczalny poziom wsparcia i nie oznacza obowiązku skorzystania z dofinansowania w tej wysokości. Oznacza to, że możliwe jest przyznanie dofinansowania na poziomie niższym niż wskazane wartości maksymalne, w zależności od indywidualnej sytuacji wnioskodawcy (np. z uwagi obowiązującego limitu pomocy de minimis (300 000 EUR w okresie trzech lat)). Czyli w przypadku niewystarczającego wolnego limitu wnioskodawcy, możliwe jest przyznanie pomocy w kwocie odpowiednio obniżonej, mieszczącej się w dostępnym limicie de minimis. Intensywność wsparcia powinna być jednakowa dla wszystkich kosztów objętych pomocą de minimis.

Ocena dokonywana jest na podstawie treści kryterium. Kryterium nie wskazuje, że przyznanie punktów uzależnione jest od posiadania doświadczenia we współpracy ponadregionalnej, transgranicznej lub ponadnarodowej. Decydujące znaczenie ma więc zakres i charakter planowanych wdrożeń cyfrowych, a nie sam fakt wcześniejszej aktywności poza regionem. Natomiast odpowiadając na pytanie, czy zaproponowane przez Państwa rozwiązanie wpisuje się w obszar 1 i 3, należy zaznaczyć, że nie jest możliwa odpowiedz na to pytanie. W treści kryterium wskazano na konkretne obligatoryjne rozwiązania, które muszą być uwzględnione w projekcie aby uznać, że projekt dotyczy obszaru nr 3. W związku z powyższym proszę przeanalizować, czy Państwa projekt spełni wymagania określone w tym kryterium. Ocena projektu dokonywana jest na podstawie pełnej dokumentacji aplikacyjnej przez członków KOP. Pytania i odpowiedzi nie mogą dotyczyć wstępnej oceny wniosku.

Należy zaznaczyć, że kryterium nie wskazuje jakie konkretnie działania zostaną uznane za elementy współpracy ponadregionalnych, transgranicznej lub ponadnarodowej. Wskazano natomiast na zasadzie przykładu, że elementy współpracy ponadregionalnej, transgranicznej lub ponadnarodowej w ramach projektu mogą dotyczyć np. cyfryzacji łańcucha dostaw, digitalizacji procesów eksportowych, itp. W związku z powyższym wykazanie działań, które LAWP uzna za elementy współpracy – o co Państwo proszą w treści maila stało by w sprzeczności z treścią kryterium, które nie wprowadza katalogu zamkniętego takich działań. Natomiast weryfikacja, czy wdrożenie rozwiązań cyfrowych dotyczących zwykłych zamówień spoza regionu zostanie uznane za element współpracy ponadregionalnej, transgranicznej lub ponadnarodowej, będzie możliwa na podstawie pełnej dokumentacji aplikacyjnej przez członków KOP. Pytania i odpowiedzi nie mogą dotyczyć wstępnej oceny wniosku.

Katalog kosztów kwalifikowalnych ujęty w Regulaminie wyboru projektów do dofinansowania naboru nr FELU.01.03-IP.01-001/25 jest katalogiem zamkniętym co oznacza, że nie można sfinansować miesięcznych kosztów utrzymania rozwiązania.

Zgodnie z Regulaminem wyboru projektów do Działania 2.4, „rozdz. 5.4.3 - Usługi zewnętrzne - 5.4.3.1 - Usługi w zakresie wdrożenia specjalistycznych rozwiązań/technologii cyfrowych”, kosztem kwalifikowalnym mogą być koszty usług zewnętrznych w zakresie wdrożenia specjalistycznych rozwiązań/technologii cyfrowych do działalności gospodarczej przedsiębiorstwa wnioskodawcy, tj.:

• koszty zaprojektowania i wdrożenia rozwiązań/technologii cyfrowych.
• koszty dostosowania nabywanych rozwiązań/technologii cyfrowych (wartości niematerialnych i prawnych) do potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa, w szczególności w zakresie integracji ww. rozwiązań/technologii z procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie wnioskodawcy, w tym koszty wdrożenia ww. rozwiązań/technologii.

Ponadto informujemy, że ocena wniosku dokonywana jest na etapie szczegółowej weryfikacji pełnej dokumentacji aplikacyjnej przez Komisję Oceny Projektów. Punkt Kontaktowy nie udziela wiążących interpretacji dotyczących oceny wniosku o dofinansowanie jak również nie określa zakresu ryzyka danej inwestycji.